Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Agnieszka Bednarska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą „ESTETICA” Agnieszka Bednarska, ul. Gen. Jarosława Dąbrowskiego 129, 32-600 Oświęcim, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP: 5492305563, REGON: 121005972, prowadząca również zakład leczniczy Estetica MED, wpisany do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą pod numerem księgi rejestrowej 000000307878, zwana dalej „Administratorem”. Administrator prowadzi działalność obejmującą zarówno wykonywanie działalności leczniczej za pośrednictwem zakładu leczniczego Estetica MED, jak i świadczenie usług kosmetologicznych niemających charakteru świadczeń zdrowotnych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Administratorem:

  • listownie na adres siedziby wskazany powyżej,

  • za pośrednictwem poczty elektronicznej: estetica@op.pl

  • telefonicznie: +48 660 406 492

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w następujących celach, na wskazanych podstawach prawnych i przez określony czas:

  1. W celu udzielania świadczeń zdrowotnych przez zakład leczniczy Estetica MED, uzyskania i udokumentowania świadomej zgody oraz prowadzenia i przechowywania wymaganej prawem dokumentacji medycznej (w tym niezbędnej dokumentacji fotograficznej)

    • Podstawą prawną jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikającego z przepisów prawa medycznego (m.in. ustawa o działalności leczniczej, ustawa o prawach pacjenta) oraz niezbędność do celów zdrowotnych (art. 9 ust. 2 lit. h RODO). Dokumentacja fotograficzna wykonywana w ramach dokumentacji medycznej jest przetwarzana przede wszystkim na podstawach wskazanych powyżej. W zakresie dalszego przechowywania materiału fotograficznego po zakończeniu leczenia, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

    • Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji świadczeń, a następnie przechowywane zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (okres 20 lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu, z ustawowymi wyjątkami).

  2. Wykonania usług kosmetologicznych, uzyskania i udokumentowania świadomej zgody na te usługi oraz prowadzenia i przechowywania związanej z nimi dokumentacji zabiegowej (w tym kart zabiegowych, wywiadów zdrowotnych oraz dokumentacji fotograficznej wykonywanej w celu dokumentowania przebiegu zabiegu, oceny jego efektów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami)

    • Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług kosmetologicznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzanie danych o zdrowiu (np. informacji o alergiach, chorobach, przeciwwskazaniach lub przyjmowanych lekach zebranych w wywiadzie) odbywa się na podstawie Pani/Pana wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Podanie tych informacji oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić bezpieczne wykonanie niektórych usług kosmetologicznych. Prowadzenie dokumentacji zabiegowej jest niezbędne do wykonania umowy oraz zapewnienia bezpieczeństwa wykonywanych usług kosmetologicznych. Po zakończeniu realizacji usługi dokumentacja może być dalej przechowywana w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odniesieniu do danych o zdrowiu również art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

    • Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do wykonania usługi kosmetologicznej i realizacji umowy, a następnie przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co do zasady nie dłużej niż 6 lat od wykonania usługi lub zakończenia serii zabiegów, chyba że dalsze przechowywanie będzie niezbędne do obrony przed konkretnym roszczeniem lub będzie wynikało z obowiązujących przepisów prawa.

  3. Zarządzania procesem udzielania świadczeń zdrowotnych i świadczenia usług kosmetologicznych, w tym w szczególności w celu rejestracji wizyt (również za pośrednictwem zewnętrznych systemów rezerwacji online) oraz kontaktu telefonicznego (lub za pomocą wiadomości SMS/e-mail) w sprawach organizacyjnych, takich jak potwierdzenie, przypomnienie lub zmiana terminu wizyty

    • Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na efektywnym zarządzaniu harmonogramem, w tym uniknięciu nieodwołanych wizyt, niewykonanych świadczeń zdrowotnych lub niezrealizowanych usług kosmetologicznych, a tym samym poniesieniu strat finansowych. Dane będą przetwarzane przez okres trwania relacji z Pacjentem albo Klientem i nie dłużej niż do upływu terminów przedawnienia roszczeń związanych ze świadczeniem zdrowotnym albo usługą kosmetologiczną, a w przypadku wniesienia sprzeciwu - niezwłocznie po jego uwzględnieniu.

  4. Publikacji wizerunku (zdjęć/nagrań "przed i po") na profilach Administratora w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz na profilu Administratora w systemie rezerwacyjnym Booksy

    • Podstawą prawną jest wyłącznie Pani/Pana dobrowolna, świadoma, konkretna i jednoznaczna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, jeśli wizerunek ujawnia dane o zdrowiu), wyrażona w odrębnym formularzu zgody na wykorzystanie wizerunku.

    • Dane będą przetwarzane do czasu wycofania przez Panią/Pana odpowiedniej zgody lub ustania celu przetwarzania, z zastrzeżeniem, że po wycofaniu zgody Administrator może przechowywać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

  5. Obsługi sprzedaży bonów podarunkowych/voucherów

    • Dane osoby kupującej bon (imię, nazwisko, kontakt, dane do płatności, adres do wysyłki), dane osoby obdarowanej (jeśli są podawane przy zakupie lub realizacji – imię, nazwisko), numer bonu, wartość, data ważności.

    • Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – zarówno z kupującym, jak i z osobą realizującą bon.

    • Dane będą przetwarzane przez okres ważności bonu oraz po jego realizacji - do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 6 lat) oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

  6. Obsługi zapytań i korespondencji (np. przez formularz kontaktowy na stronie WWW, e-mail, media społecznościowe)

    • Odpowiedź na zapytania klientów, udzielanie informacji o usługach, umawianie wizyt (jeśli nie przez dedykowany system).

    • Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – komunikacja z klientami i potencjalnymi klientami; lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

    • Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i obsłużenia sprawy, a następnie przechowywane przez okres do 2 lat od ostatniego kontaktu w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

  7. Obsługi kont w mediach społecznościowych (poza publikacją wizerunku)

    • Komunikacja z obserwującymi, odpowiadanie na komentarze i wiadomości prywatne, prowadzenie profilu i budowanie społeczności wokół marki (działania marketingowe w postaci kampanii i wysyłki ofert są objęte odrębnym celem - pkt 11).

    • Przetwarzanymi danymi są dane profilowe osób wchodzących w interakcję, treść komentarzy i wiadomości.

    • Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – promocja marki, marketing i komunikacja.

    • Dane będą przetwarzane w zakresie, w jakim są dostępne Administratorowi za pośrednictwem narzędzi udostępnianych przez platformy (m.in. komentarze, polubienia, wiadomości prywatne, dane z statystyk fanpage), przez czas korzystania przez Panią/Pana z profili Administratora oraz - w odniesieniu do treści publicznych - przez czas ich publikacji na platformie. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu dane zostaną niezwłocznie usunięte.

  8. Realizacji obowiązków prawnych Administratora, w szczególności podatkowych i rachunkowych

  • Podstawą prawną jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikającego z odpowiednich przepisów (np. ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej).

  • Dane będą przetwarzane przez czas wymagany tymi przepisami (np. dane księgowe i podatkowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

  1. Obsługi płatności, wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych

    • Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - zapłata za usługę) oraz wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przepisy podatkowe i rachunkowe).

    • Dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

  2. Obsługi ewentualnych reklamacji dotyczących wykonanych świadczeń zdrowotnych lub usług kosmetologicznych

  • Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – rozpatrzenie zgłoszenia, obrona praw, poprawa jakości, a także potencjalnie wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

  • Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji i ewentualnej obrony roszczeń (do upływu terminu przedawnienia).

  1. Prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług, w tym: przesyłania newslettera oraz informacji handlowych dotyczących nowości w ofercie, okazjonalnych promocji i ofert specjalnych na wybrane usługi, w szczególności z okazji urodzin Gabinetu, a także organizowanych konkursów i akcji marketingowych, za pośrednictwem wiadomości SMS oraz wiadomości e-mail i SMS wysyłanych przy wykorzystaniu systemu Booksy.

    • Podstawą prawną prowadzenia marketingu bezpośredniego za pośrednictwem e-mail, SMS lub telefonu jest Pani/Pana dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej, który wymaga uprzedniej zgody na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego). Zgoda na każdy z kanałów komunikacji marketingowej (e-mail, SMS, rozmowa telefoniczna) wyrażana jest odrębnie. W zakresie analizy udzielonych opinii i wykorzystania ich do podnoszenia jakości świadczonych usług podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, motyw 47 RODO). Wyrażenie zgody jest dobrowolne, nie warunkuje skorzystania z usług Administratora; zgoda może być w każdej chwili wycofana bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

    • Dane będą przetwarzane do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody na komunikację marketingową danym kanałem. W odniesieniu do udzielonych opinii (przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu) - do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od ich udzielenia.

  2. Prowadzenia monitoringu wizyjnego obejmującego stanowisko kasowe w Recepcji

    • Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Pacjentów, Klientów i personelu, ochronie mienia oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, a w zakresie działalności leczniczej również art. 23a ustawy o działalności leczniczej. Monitoring obejmuje wyłącznie obraz, bez rejestracji dźwięku, i obejmuje stanowisko kasowe w Recepcji. Obszar objęty monitoringiem jest oznaczony piktogramem oraz odpowiednią informacją.

    • Nagrania są przechowywane przez okres 7 dni od dnia nagrania, a następnie automatycznie nadpisywane. W przypadku, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, że może ono stanowić dowód w postępowaniu, okres ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Podstawowym źródłem Pani/Pana danych osobowych są informacje przekazywane bezpośrednio przez Panią/Pana podczas rejestracji, wywiadu przeprowadzanego przed wykonaniem świadczenia zdrowotnego albo usługi kosmetologicznej, podpisywania zgód, korzystania z usług oraz kontaktu z Administratorem. W określonych sytuacjach Pani/Pana dane mogą być również pozyskane z systemów rezerwacji online Booksy i ZnanyLekarz, ze strony internetowej Administratora, z korespondencji e-mail, SMS, telefonicznej oraz z mediów społecznościowych, jeżeli korzysta Pani/Pan z tych kanałów w celu umówienia wizyty lub kontaktu z Administratorem.

W zależności od celu i podstawy prawnej, Administrator może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych:

  • Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko),

  • Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail),

    • Dane dotyczące umówionych i wykonanych świadczeń zdrowotnych lub usług kosmetologicznych (rodzaj świadczenia zdrowotnego albo usługi kosmetologicznej, data, historia wizyt),

    • Dane dotyczące stanu zdrowia (informacje zawarte w dokumentacji medycznej, wywiadzie medycznym lub kosmetologicznym, informacje o alergiach, chorobach, przyjmowanych lekach i przeciwwskazaniach) przetwarzane: w ramach działalności leczniczej na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, a w ramach usług kosmetologicznych na podstawie Pani/Pana wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),

    • Pani/Pana wizerunek (zdjęcia, nagrania wideo),

    • Dane płatnicze i rozliczeniowe (numer rachunku bankowego, dane do faktury, w tym NIP w przypadku przedsiębiorców),

    • Adres korespondencyjny i adres wysyłki (w przypadku zakupu bonów podarunkowych),

    • Dane profilowe z mediów społecznościowych (nazwa użytkownika, zdjęcie profilowe, treść komentarzy i wiadomości wymienianych z Administratorem),

    • Treść korespondencji (e-mail, formularz kontaktowy, wiadomości na platformach społecznościowych),

    • Treść opinii i ocen przekazywanych w odpowiedzi na zapytania o satysfakcję z usług.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

  • Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora (procesorzy), np. dostawcy usług IT, w tym dostawcy oprogramowania do zarządzania Gabinetem oraz systemów rezerwacyjnych i komunikacyjnych, w szczególności Booksy, za pośrednictwem którego Administrator może prowadzić rejestrację wizyt oraz, po uzyskaniu wymaganej zgody, przesyłać wiadomości marketingowe za pośrednictwem poczty elektronicznej i SMS, a także podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i marketingowe oraz podmioty zajmujące się niszczeniem dokumentacji. Podmioty te działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.

  • Inni administratorzy danych w sytuacjach przewidzianych prawem lub niezbędnych do realizacji usług, np. operatorom płatności, firmom kurierskim, organom publicznym uprawnionym na mocy przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, sądy). W przypadku wyrażenia zgody na publikację wizerunku w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Booksy) – administratorom tych platform (np. Meta Platforms Ireland Ltd.).

  • Publiczności (osoby odwiedzające profile społecznościowe Administratora oraz użytkownicy tych platform), w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana odrębnej zgody na publikację wizerunku.

W związku z korzystaniem przez nas z niektórych narzędzi i usług, w szczególności platform społecznościowych (np. Instagram), Pani/Pana dane osobowe (zwłaszcza wizerunek, jeśli wyrazi Pani/Pan na to zgodę) mogą być przekazywane do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy), np. do Stanów Zjednoczonych. Zapewniamy, że transfer taki odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych dla danego państwa (w przypadku Meta Platforms, Inc. - w ramach programu EU-US Data Privacy Framework, do którego Meta przystąpiła). Przysługuje Pani/Panu prawo do uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub informacji o miejscu ich udostępnienia.

W zakresie przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych za pośrednictwem strony internetowej Administratora, w tym za pomocą plików cookies oraz innych technologii śledzących, zastosowanie mają odrębne zasady określone w polityce prywatności i polityce cookies dostępnych na stronie internetowej Administratora.

Po upływie okresów przechowywania wskazanych powyżej dane osobowe są trwale usuwane lub zanonimizowane, chyba że dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa:

  • Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),

  • Prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych (art. 16 RODO),

  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) – w określonych przypadkach, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofa Pani/Pan zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania (prawo to podlega ograniczeniom, np. w odniesieniu do danych, które musimy przechowywać z uwagi na obowiązki prawne lub w celu obrony roszczeń),

  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),

  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),

  • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO):

  • Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

  • Jeśli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego – ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw w dowolnym momencie, a Administrator zobowiązany jest go uwzględnić.

  • Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody (dotyczy to np. zgody na cele marketingowe, zgody na publikację wizerunku). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać kontaktując się z nami w sposób wskazany wyżej.

  • Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do skorzystania ze świadczeń zdrowotnych lub usług kosmetologicznych świadczonych przez Administratora. W przypadku działalności leczniczej obowiązek podania określonych danych może wynikać z przepisów prawa i być niezbędny do udzielenia świadczenia zdrowotnego oraz prowadzenia dokumentacji medycznej. W przypadku usług kosmetologicznych podanie danych dotyczących zdrowia oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić bezpieczne wykonanie niektórych usług kosmetologicznych. Podanie danych osobowych w celach marketingowych oraz wyrażenie zgody na publikację Pani/Pana wizerunku jest całkowicie dobrowolne i brak zgody nie wpływa na możliwość skorzystania ze świadczeń zdrowotnych ani usług kosmetologicznych.

W celu dopasowania informacji marketingowych do Pani/Pana potrzeb i preferencji Administrator może stosować profilowanie polegające na analizie historii wizyt, rodzaju wcześniej wykonanych usług, zainteresowania określonymi usługami oraz wybranych danych, takich jak płeć lub data urodzenia, jeżeli dane te zostały zgodnie z prawem pozyskane. Na tej podstawie Administrator może dobierać informacje o nowościach w ofercie, promocjach i ofertach specjalnych, np. dotyczących wcześniej wybieranych usług, urodzin Klienta, urodzin Gabinetu lub okazjonalnych kampanii skierowanych do określonych grup odbiorców. Podstawą prawną profilowania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego oraz dopasowaniu oferty. Profilowanie nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, ponieważ nie wywołuje wobec Pani/Pana skutków prawnych ani nie wpływa w podobnie istotny sposób na Pani/Pana sytuację. W każdej chwili może Pani/Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z takim marketingiem.

Gabinet Kosmetologii i Medycyny Estetycznej

ul. Dąbrowskiego 129,
32-600 Oświęcim

2020 © Gabinet Estetica